La era de la transformación digital llegó para quedarse, ya sea por las facilidades que aporta en la gestión documental de la empresa, la cual aumenta año a año de manera exponencial, como por el ahorro en costes que siempre conlleva.

Desde hace varios años ya se permiten realizar tramites, tanto con clientes como con administraciones vía telemática, reduciendo el tiempo para la firma de contratos de una semana de media a minutos. Estos trámites evitan desplazamientos y colas a las personas involucradas en los procesos de firma; además, ahorran espacio y dinero, ya que los documentos firmados pueden archivarse digitalmente, sin tener que emplear papel. Por otro lado la distancia deja de ser un problema, por lo que cualquier documento quedará firmado por todas las partes, mucho más rápidamente, y de forma más eficiente que si se firmara a mano. Al quedar archivados en formato digital, su posterior localización también es mucho más fácil y rápida, gracias a las herramientas informáticas de búsqueda. Finalmente esta tecnología aporta una seguridad mayor que la firma manuscrita, por lo que suplantar una identidad resulta mucho más complejo. Para ampliar más información sobre la firma digital accede a nuestro post sobre las Facilidades que nos aporta el uso de la firma electrónica.

Todo este cambio ha sido llevado de forma paulatina por los diferentes entes implicados, hecho que aún nos obliga a mantener cierta documentación de forma física en la empresa. Es por ello que archivadores, cajas de archivo, carpetas colgantes y etiquetas adhesivas, siguen siendo elementos del día a día en la empresa, ya que aportan ese control sobre la gestión documental existente en la empresa mientras se realiza la digitalización total de la empresa. Siempre quedaran docuemntos físicos que deberán ser ordenados y guardados para su posterior gestión en la empresa, es por ello que siempre quedará ese atismo de cuando lo digital era algo impensable.